Informativa alle persone fisiche presso fornitori o clienti

(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR)

Versione aggiornata al 09/07/2025

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), Ufficio Convenienza, marchio commerciale di Guido Greborio srls, in qualità di Titolare del trattamento, fornisce la presente informativa agli utenti che accedono e consultano il sito www.ufficioconvenienza.it.

La presente informativa descrive le modalità di utilizzo dei cookie e di tecnologie simili da parte di Ufficio Convenienza per raccogliere e conservare informazioni durante la navigazione sul sito web o in occasione dell’interazione con comunicazioni e-mail inviate dall’azienda.

1. Identità del Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento è:
Ufficio Convenienza, marchio commerciale di Guido Greborio srls, con sede legale in Via San Felice 8, 16138 Genova (GE) – Italia.
Email: info@ufficioconvenienza.it

2. Referente privacy (non DPO)

Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), poiché non sussistono le condizioni previste dall’art. 37 GDPR.
È designato un referente interno privacy, contattabile all’indirizzo: privacy@ufficioconvenienza.it
Tale figura non riveste il ruolo di DPO.

3. Tipologie di dati trattati

Nel corso dei rapporti con persone fisiche e fornitori, il Titolare può trattare le seguenti categorie di dati personali:

• dati identificativi: nome, cognome, eventuale ruolo o mansione aziendale;

• dati di contatto: telefono, email, PEC;

• dati bancari necessari per pagamenti e incassi;

• dati fiscali e amministrativi;

• informazioni relative a contratti, ordini, consegne e prestazioni fornite;

• documentazione contabile e di fatturazione;

• cronologia delle comunicazioni intercorse nell’ambito del rapporto professionale.

Il Titolare non richiede né tratta categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR, salvo obblighi di legge specifici o casi eccezionali.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali vengono trattati per le seguenti finalità:

a) Gestione dei rapporti contrattuali e precontrattuali

Il trattamento dei dati è necessario per instaurare, gestire ed eseguire il rapporto professionale o contrattuale, inclusa la richiesta e ricezione di preventivi, ordini, consegne, prestazioni e comunicazioni operative.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (esecuzione del contratto).

b) Adempimento di obblighi di legge

I dati sono trattati per l’adempimento degli obblighi contabili, fiscali e amministrativi previsti dalla normativa vigente.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR (obbligo legale).

c) Gestione dei pagamenti e delle attività contabili interne

Ciò include registrazioni, controlli amministrativi, gestione incassi e pagamenti, conservazione documentale.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

d) Tutela dei diritti del Titolare

I dati possono essere trattati per prevenire abusi, gestire controversie, recuperare crediti o difendere un diritto in sede giudiziaria.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (legittimo interesse).

e) Comunicazioni interne e coordinamento del rapporto professionale

Il Titolare utilizza i dati per comunicazioni operative e organizzative connesse all’erogazione delle forniture e dei servizi.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) e lett. f) GDPR.

5. Modalità del trattamento

I dati personali vengono trattati con strumenti informatici, telematici e cartacei, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a garantirne la sicurezza.

Il Titolare non utilizza processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici sull’interessato.

6. Destinatari dei dati personali

I dati personali possono essere comunicati esclusivamente ai seguenti soggetti:

• professionisti e consulenti che supportano il Titolare (commercialisti, consulenti fiscali o legali);

• istituti bancari e finanziari incaricati della gestione dei pagamenti;

• fornitori di servizi IT, hosting, sicurezza informatica e manutenzione dei sistemi;

• corrieri e partner logistici nell’ambito delle forniture;

• soggetti che prestano servizi amministrativi e gestionali per conto del Titolare.

Tutti i soggetti esterni che trattano dati per conto del Titolare sono nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
I dati non sono oggetto di diffusione.

7. Trasferimenti verso Paesi extra UE

Il trattamento dei dati avviene principalmente in Italia e, più in generale, nello Spazio Economico Europeo.
Tuttavia, per esigenze tecniche (ad esempio: servizi cloud, email, software gestionali) alcuni dati potrebbero essere trasferiti verso Paesi terzi. In tali casi il Titolare assicura che il trasferimento avvenga nel rispetto degli artt. 45 e 46 GDPR, tramite:

• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea;

• adesione al Data Privacy Framework UE-USA;

• Clausole Contrattuali Standard (SCC).

L’interessato può richiedere ulteriori informazioni scrivendo al Titolare.

8. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per un periodo proporzionato alle finalità per le quali sono raccolti. In particolare:

• i dati contrattuali e amministrativi sono conservati per 10 anni in conformità agli obblighi civilistici e fiscali;

• i dati necessari alla gestione di contenziosi o tutela giudiziaria sono conservati per tutta la durata del procedimento e fino a esaurimento dei termini per eventuali impugnazioni;

• le comunicazioni operative sono conservate per il tempo necessario alla gestione del rapporto professionale.

Alla scadenza i dati vengono cancellati, anonimizzati o archiviati in conformità alle normative vigenti.

9. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 del GDPR, tra cui:

• accesso ai propri dati personali;

• rettifica dei dati inesatti o incompleti;

• cancellazione nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;

• limitazione del trattamento;

• opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse;

• portabilità dei dati.

Le richieste vanno inviate a: privacy@ufficioconvenienza.it.
Il Titolare potrà richiedere informazioni aggiuntive per verificare l’identità del richiedente.

10. Reclamo all’Autorità di controllo

L’interessato ha il diritto di presentare reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, qualora ritenga che il trattamento dei dati avvenga in violazione della normativa applicabile.

11. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa potrà essere soggetta a modifiche in caso di aggiornamenti normativi o variazioni nei trattamenti. La versione aggiornata sarà sempre disponibile sul sito www.ufficioconvenienza.it.