Informativa sul trattamento dei dati personali mediante chat online e chat WhatsApp Business
(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR)
Versione aggiornata al 09/07/2025
1. Identità del Titolare del Trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Ufficio Convenienza, marchio commerciale di Guido Greborio srls,
con sede legale in Via San Felice 8, 16138 Genova (GE) – Italia.
Email: info@ufficioconvenienza.it
2. Referente privacy (non DPO)
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), poiché non sussistono le condizioni previste dall’art. 37 del GDPR.
È designato un referente interno privacy, contattabile all’indirizzo:
privacy@ufficioconvenienza.it
Tale figura non riveste il ruolo di DPO.
3. Fonte dei dati e tipologia dei dati raccolti
L’utilizzo della chat online, della chat WhatsApp Business e della funzionalità di invio di messaggi vocali tramite il sito comporta la raccolta di dati personali forniti volontariamente dall’utente.
I dati trattati possono includere:
numero di telefono (solo per WhatsApp Business);
nome, cognome o nickname indicati dall’utente;
contenuto delle conversazioni testuali avvenute tramite chat online o WhatsApp Business;
contenuto dei messaggi vocali registrati e inviati dall’utente tramite il sito;
eventuali informazioni aggiuntive comunicate volontariamente nel corso dell’assistenza.
I dati sono forniti direttamente dall’interessato al momento dell’utilizzo dei servizi di contatto.
La chat e la gestione dei messaggi vocali sono effettuate esclusivamente da operatori umani.
Ufficio Convenienza non utilizza chatbot, sistemi di risposta automatica o intelligenze artificiali.
4. Finalità del trattamento
I dati personali raccolti tramite chat online, WhatsApp Business e messaggi vocali sono trattati per:
fornire assistenza personalizzata all’utente e rispondere a richieste relative a prodotti, ordini, spedizioni, resi o informazioni tecniche;
gestire e rispondere alle richieste ricevute tramite messaggio vocale;
garantire il corretto funzionamento dei canali di contatto e migliorare la qualità del servizio di assistenza;
elaborare statistiche anonime e aggregate finalizzate al miglioramento dei servizi.
Ufficio Convenienza non utilizza i dati raccolti tramite chat o messaggi vocali per finalità di marketing, salvo acquisizione di consenso esplicito dell’interessato.
5. Base giuridica del trattamento
Le basi giuridiche del trattamento sono:
esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR), quando l’utente utilizza chat, WhatsApp Business o invia un messaggio vocale per ricevere assistenza;
consenso esplicito dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR) per:
l’eventuale invio di comunicazioni marketing;
l’accesso al microfono del dispositivo per la registrazione del messaggio vocale.
L’autorizzazione all’uso del microfono viene richiesta direttamente dal browser dell’utente.
La registrazione del messaggio vocale avviene solo previo consenso esplicito.
6. Modalità di trattamento dei dati
I dati personali sono trattati con strumenti informatici e telematici idonei a garantire sicurezza, integrità e riservatezza.
I messaggi vocali sono registrati tramite una funzionalità presente sul sito che consente la registrazione audio direttamente dal browser dell’utente.
Non vengono effettuate attività di:
profilazione;
processi decisionali automatizzati;
analisi della voce a fini biometrici.
7. Destinatari dei dati
I dati personali non sono diffusi. Possono essere comunicati:
a dipendenti e collaboratori autorizzati dal Titolare, nei limiti delle rispettive mansioni;
a fornitori di servizi informatici e di hosting necessari al funzionamento del sito;
a soggetti incaricati dell’assistenza clienti;
a soggetti legittimati in forza di disposizioni normative o richieste dell’Autorità.
Tutti i soggetti esterni che trattano dati per conto del Titolare sono designati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
8. Trasferimento dei dati
Ufficio Convenienza non trasferisce dati personali verso Paesi terzi, salvo quanto previsto dai servizi utilizzati (ad esempio WhatsApp Business).
Eventuali trasferimenti avvengono nel rispetto degli artt. 45 e 46 del GDPR, mediante l’adozione di adeguate garanzie.
9. Conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti:
chat online: fino a 12 mesi;
chat WhatsApp Business: fino a 6 mesi;
messaggi vocali: per il tempo necessario a fornire riscontro all’utente e comunque non oltre 6 mesi, salvo ulteriori obblighi di legge;
dati trattati per finalità di marketing: fino a revoca del consenso.
Decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati o anonimizzati.
10. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 del GDPR, tra cui:
diritto di accesso ai dati personali;
diritto di rettifica;
diritto alla cancellazione;
diritto alla limitazione del trattamento;
diritto alla portabilità dei dati;
diritto di opposizione al trattamento.
Le richieste possono essere inviate all’indirizzo:
info@ufficioconvenienza.it
La richiesta dovrà essere accompagnata da un documento di identità per la verifica dell’identità dell’interessato.
11. Revoca del consenso
L’utente può revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per le comunicazioni marketing.
La revoca:
non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
comporta l’interruzione immediata delle comunicazioni promozionali.
La richiesta può essere inoltrata tramite chat o via email a info@ufficioconvenienza.it.
12. Proposizione di reclamo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, qualora ritenga che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione della normativa vigente.
13. Rifiuto al conferimento dei dati
Il conferimento dei dati personali è facoltativo.
Il mancato conferimento impedisce agli operatori di fornire assistenza tramite chat online, WhatsApp Business o messaggio vocale.
Il conferimento dei dati per finalità di marketing è del tutto facoltativo e non pregiudica l’utilizzo dei servizi di assistenza clienti.
14. Processi decisionali automatizzati
Ufficio Convenienza non effettua trattamenti basati su processi decisionali automatizzati, né utilizza sistemi di profilazione tramite chat o messaggi vocali.