Informativa ai fornitori (ditte individuali, professionisti)
(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR)
Versione aggiornata al 09/07/2025
1. Identità del Titolare del Trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Ufficio Convenienza, marchio commerciale di Guido Greborio srls, con sede legale in Via San Felice 8, 16138 Genova (GE) – Italia.
Email: info@ufficioconvenienza.it
2. Referente privacy (non DPO)
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), poiché non sussistono le condizioni previste dall’art. 37 GDPR.
È designato un referente interno privacy, contattabile all’indirizzo: privacy@ufficioconvenienza.it
Tale figura non riveste il ruolo di DPO.
3.Fonte dei dati
I dati personali trattati sono quelli forniti dall’interessato in occasione di:
visite o telefonate;
contatti diretti presso la sede o tramite canali digitali;
richiesta di proposte commerciali o preventivi;
trasmissioni e transazioni successive all’ordine o all’avvio del rapporto di fornitura.
4.Finalità del trattamento
I dati personali sono trattati per l’esecuzione delle attività precontrattuali, contrattuali e post-contrattuali necessarie alla gestione del rapporto di fornitura.
In particolare, i dati sono trattati per:
scambio di informazioni tramite vari mezzi di comunicazione (telefono, cellulare, SMS, e-mail, PEC, fax, posta cartacea) finalizzate alla corretta gestione del rapporto;
formulazione di richieste e riscontro alle richieste del fornitore;
gestione operativa del rapporto contrattuale (controllo dell’esecuzione, gestione appuntamenti, verifiche tecniche);
gestione amministrativa, fiscale, civilistica e contabile delle prestazioni;
gestione dei pagamenti, registrazione delle fatture e attività connesse;
gestione di eventuali contenziosi, sia in sede stragiudiziale sia giudiziale.
5.Base giuridica del trattamento
I dati sono trattati lecitamente in quanto necessari:
Per l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) – finalità da punto 1 a punto 3.
Per adempiere agli obblighi legali cui è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1, lett. c GDPR) – finalità amministrative, fiscali e contabili.
Per il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR), rappresentato dalla tutela dei propri diritti in sede giudiziale o stragiudiziale.
6.Destinatari dei dati
I dati personali non sono diffusi a soggetti indeterminati.
Possono essere comunicati:
ai dipendenti e collaboratori di Ufficio Convenienza, autorizzati al trattamento nei limiti delle loro mansioni;
ai soggetti esterni che collaborano con Ufficio Convenienza e agiscono quali Responsabili del trattamento (es.: consulenti fiscali, contabili, legali, tecnici informatici, fornitori di servizi logistici);
ai soggetti che, per finalità operative, devono fornire beni o eseguire prestazioni connesse al rapporto di fornitura;
ai soggetti legittimati ad accedervi sulla base di norme di legge, regolamenti o disposizioni dell’Autorità.
I lavoratori interni ed esterni che operano sotto l’autorità del Titolare sono stati specificamente autorizzati al trattamento e istruiti secondo le disposizioni interne di sicurezza.
7.Trasferimento dei dati
Il Titolare non trasferisce i dati verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali.
Qualora si rendesse necessario utilizzare servizi cloud forniti da soggetti extra-UE, questi saranno selezionati esclusivamente se conformi agli artt. 45 e 46 GDPR (decisioni di adeguatezza o garanzie adeguate).
8.Conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il tempo necessario alla gestione del rapporto contrattuale e, successivamente, per ulteriori dieci anni dalla cessazione della fornitura, nel rispetto degli obblighi civilistici e fiscali.
9.Diritti dell’interessato
Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR, l’interessato può esercitare:
diritto di accesso;
diritto di rettifica;
diritto alla cancellazione;
diritto alla limitazione del trattamento;
diritto alla portabilità;
diritto di opposizione;
diritto di non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati.
Per esercitare tali diritti è possibile scrivere a:
info@ufficioconvenienza.it,
indicando l’oggetto della richiesta e allegando un documento di identità.
Il Titolare ricorda che il diritto di opposizione può essere esercitato secondo le modalità previste dall’art. 21 GDPR.
10.Revoca del consenso
Se il trattamento è basato sul consenso, l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento.
Si precisa che i trattamenti descritti nella presente informativa sono in larga parte leciti anche senza consenso, poiché necessari per l’adempimento di obblighi legali o contrattuali.
11.Rifiuto al conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari a ottemperare agli obblighi di legge o contrattuali è obbligatorio.
Il rifiuto:
impedisce la corretta esecuzione del contratto;
può compromettere la gestione del rapporto di fornitura;
non consente l’adempimento delle attività amministrative, fiscali e contabili richieste.
Il conferimento di ulteriori dati facoltativi può contribuire a rendere più efficiente il rapporto di collaborazione.
12.Proposizione di reclamo
L’interessato può proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, ai sensi dell’art. 77 GDPR.
13.Processi decisionali automatizzati
Per i trattamenti descritti, il Titolare non effettua processi decisionali automatizzati né profilazione.
