Informativa sul trattamento dei dati personali mediante chat online e chat WhatsApp Business
(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR)
Versione aggiornata al 09/07/2025
1. Identità del Titolare del Trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
Ufficio Convenienza
Marchio commerciale di Guido Greborio S.r.l.s.
Sede legale:
Via San Felice 8
16138 Genova (GE) – Italia
Email: info@ufficioconvenienza.it
Di seguito denominato “Titolare”.
2. Referente privacy (non DPO)
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), poiché non sussistono le condizioni previste dall’art. 37 del GDPR.
È designato un referente interno privacy, contattabile all’indirizzo:
privacy@ufficioconvenienza.it
Tale figura non riveste il ruolo di DPO.
3. Fonte dei dati e tipologia dei dati raccolti
L’utilizzo della live chat, fornita da Tawk.to, e del servizio di messaggistica istantanea fornito da WhatsApp Business presenti sul sito consente il trattamento dei dati personali forniti volontariamente dall’utente.
I dati trattati possono includere:
• nome, cognome o nickname indicati dall’utente;
• indirizzo email eventualmente fornito;
• numero di telefono (in particolare tramite WhatsApp Business);
• contenuto delle conversazioni testuali;
• contenuto dei messaggi vocali inviati tramite il sito;
• eventuali documenti, immagini o allegati trasmessi dall’utente;
• ulteriori informazioni comunicate spontaneamente durante la richiesta di assistenza.
Durante l’utilizzo della chat possono inoltre essere raccolti automaticamente alcuni dati tecnici necessari al funzionamento del servizio, quali:
• indirizzo IP;
• data e ora di accesso;
• browser utilizzato;
• sistema operativo;
• dispositivo utilizzato;
• pagine visitate sul sito durante la sessione di assistenza.
I dati sono forniti direttamente dall’interessato al momento dell’utilizzo dei servizi.
La gestione delle conversazioni e dei messaggi vocali è effettuata esclusivamente da operatori umani.
Ufficio Convenienza non utilizza chatbot, assistenti virtuali, sistemi di risposta automatica o strumenti di intelligenza artificiale per la gestione delle richieste ricevute tramite questi canali.
4. Finalità del trattamento
I dati personali sono trattati per:
• fornire assistenza personalizzata e supporto tecnico;
• rispondere a richieste relative a prodotti, servizi, preventivi, ordini, spedizioni, resi e informazioni commerciali;
• gestire e rispondere ai messaggi vocali inviati dall’utente;
• garantire il corretto funzionamento dei canali di contatto;
• migliorare la qualità dell’assistenza fornita;
• elaborare statistiche aggregate e anonime finalizzate al miglioramento dei servizi.
I dati raccolti mediante tali strumenti non vengono utilizzati per finalità di marketing diretto, salvo previo consenso esplicito dell’interessato.
5. Base giuridica del trattamento
Il trattamento è effettuato sulla base delle seguenti condizioni di liceità:
a) Esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali
(art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
quando l’utente utilizza i canali di contatto per ricevere informazioni, assistenza o supporto.
b) Consenso dell’interessato
(art. 6, par. 1, lett. a GDPR)
per:
• eventuali attività promozionali o marketing;
• l’autorizzazione all’utilizzo del microfono del dispositivo per l’invio di messaggi vocali.
L’autorizzazione all’uso del microfono viene richiesta direttamente dal browser dell’utente.
La registrazione avviene esclusivamente dopo il consenso espresso dell’interessato.
6. Modalità di trattamento dei dati
I dati personali sono trattati mediante strumenti informatici e telematici nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza previsti dal GDPR.
Sono adottate adeguate misure tecniche e organizzative finalizzate a prevenire accessi non autorizzati, divulgazione, perdita, alterazione o utilizzo illecito dei dati.
Non vengono effettuate attività di:
• profilazione;
• processi decisionali automatizzati;
• analisi biometriche della voce;
• valutazioni automatizzate degli utenti.
7. Destinatari dei dati
I dati personali non sono diffusi.
Possono essere trattati da:
• personale autorizzato dal Titolare;
• collaboratori incaricati dell’assistenza clienti;
• fornitori di servizi informatici, hosting e manutenzione tecnica;
• fornitori delle piattaforme utilizzate per l’assistenza clienti;
• soggetti autorizzati dalla legge o dalle Autorità competenti.
Per la gestione della chat online Ufficio Convenienza utilizza la piattaforma Tawk.to.
Per la gestione delle comunicazioni tramite WhatsApp Business viene utilizzata la piattaforma fornita da Meta Platforms Ireland Limited.
Tutti i fornitori che trattano dati per conto del Titolare operano, ove previsto, quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
8. Trasferimento dei dati
Alcuni fornitori tecnologici utilizzati dal Titolare, tra cui Tawk.to e WhatsApp Business, possono comportare il trasferimento di dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Tali trasferimenti avvengono esclusivamente nel rispetto degli articoli 45 e 46 del GDPR mediante:
• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea;
• clausole contrattuali standard (SCC);
• ulteriori garanzie previste dalla normativa applicabile.
9. Conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti.
In particolare:
• conversazioni della chat online: massimo 12 mesi;
• conversazioni WhatsApp Business: massimo 6 mesi;
• messaggi vocali: massimo 6 mesi;
• documentazione allegata: massimo 12 mesi;
• dati trattati per finalità di marketing: fino alla revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione dell’interessato.
Decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati o resi anonimi.
10. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, tra cui:
• accesso ai dati;
• rettifica;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati;
• opposizione al trattamento.
Le richieste possono essere inviate a:
Qualora necessario per la tutela dei dati personali, il Titolare potrà richiedere informazioni o documentazione aggiuntiva idonea a verificare l’identità del richiedente.
11. Revoca del consenso
L’interessato può revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato.
La revoca:
• non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• interrompe ogni ulteriore trattamento basato sul consenso.
La richiesta può essere inoltrata via email o tramite i canali di assistenza disponibili.
12. Proposizione di reclamo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali qualora ritenga che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione della normativa vigente.
13. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati personali è facoltativo.
Tuttavia il mancato conferimento può impedire al Titolare di fornire assistenza o rispondere alle richieste formulate tramite chat online, WhatsApp Business o messaggi vocali.
Il conferimento dei dati per finalità di marketing è sempre facoltativo e non pregiudica l’utilizzo dei servizi di assistenza.
14. Processi decisionali automatizzati
Ufficio Convenienza non effettua trattamenti basati esclusivamente su processi decisionali automatizzati ai sensi dell’art. 22 del GDPR.
Non vengono utilizzati sistemi di profilazione automatica mediante chat online, WhatsApp Business o messaggi vocali.
Ultimo aggiornamento: Giugno 2026.
