Informativa per chi chiama il Contact Center

(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR)

Versione aggiornata al 09/07/2025

1. Identità del Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento è:
Ufficio Convenienza, marchio commerciale di Guido Greborio srls, con sede legale in Via San Felice 8, 16138 Genova (GE) – Italia.
Email: info@ufficioconvenienza.it

2. Referente privacy (non DPO)

Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), poiché non sussistono le condizioni previste dall’art. 37 GDPR.
È designato un referente interno privacy, contattabile all’indirizzo: privacy@ufficioconvenienza.it
Tale figura non riveste il ruolo di DPO.

3.Fonte dei dati

I dati personali vengono conferiti spontaneamente dall’interessato durante la telefonata al Contact Center.

4.Finalità del trattamento

I dati personali comunicati telefonicamente sono trattati per:

• gestire ed evadere richieste di informazioni, assistenza, preventivi o supporto;

• fornire chiarimenti su prodotti, ordini, consegne, resi, servizi o problematiche segnalate;

• attivare eventuali interventi tecnici o servizi richiesti;

• gestire segnalazioni di guasti o problematiche operative.

Le telefonate possono essere registrate esclusivamente per:

• migliorare la qualità dei servizi di Contact Center;

• formare il personale addetto;

• garantire maggiore accuratezza nelle risposte.

Se preferisci non registrare le chiamate, posso rimuovere questa parte.

5.Base giuridica del trattamento

• Esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR): gestione della richiesta telefonica.

• Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR): eventuale registrazione delle chiamate per migliorare il servizio.

6.Destinatari dei dati

I dati personali non sono diffusi, cioè non vengono comunicati a soggetti indeterminati.

Possono essere comunicati a:

• dipendenti e collaboratori autorizzati di Ufficio Convenienza;

• soggetti esterni che collaborano con il Titolare, designati come Responsabili del trattamento (es. servizi IT, logistica, fornitori di sistemi telefonici);

• soggetti che devono svolgere prestazioni connesse all’evasione della richiesta dell’interessato;

• soggetti legittimati per obbligo di legge.

Alcuni lavoratori sono autorizzati a trattare i dati nei limiti delle proprie mansioni e secondo le istruzioni del Titolare.

Ulteriori informazioni possono essere richieste scrivendo a: info@ufficioconvenienza.it.

7.Trasferimento dei dati

Il Titolare non trasferisce i dati verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali.

Qualora vengano utilizzati servizi cloud o sistemi esterni, questi saranno scelti solo se conformi agli artt. 45 e 46 GDPR e in grado di garantire adeguate misure di protezione.

8.Conservazione dei dati

I dati raccolti durante la telefonata sono conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta.

Eventuali registrazioni vocali, se attivate, sono conservate per un periodo limitato e proporzionato alle finalità indicate (generalmente pochi mesi), salvo diversa necessità operativa.

Successivamente, i dati saranno conservati secondo i termini previsti dalla normativa civilistica e fiscale.

9.Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 del GDPR:

• accesso ai dati personali;

• rettifica;

• cancellazione;

• limitazione;

• portabilità;

• opposizione.

Le richieste devono essere inviate a:
info@ufficioconvenienza.it
accompagnate da un documento di identità per verificare la legittimità della domanda.

Il diritto di opposizione può essere esercitato secondo quanto previsto dall’art. 21 GDPR.

10.Revoca del consenso

Quando il trattamento è basato sul consenso, l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento.

In ogni caso:

• la telefonata può essere chiusa per negare il consenso alla registrazione;

• il trattamento finalizzato all’evasione della richiesta è lecito anche senza consenso, in quanto necessario all’esecuzione di misure richieste dall’interessato.

11.Proposizione di reclamo

L’interessato può proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, ai sensi dell’art. 77 GDPR.

12.Rifiuto al conferimento dei dati

Il conferimento dei dati è facoltativo. Tuttavia, l’eventuale rifiuto può impedire la corretta gestione della richiesta telefonica.

13.Processi decisionali automatizzati

Ufficio Convenienza non effettua profilazione, né adotta processi decisionali automatizzati basati sui dati personali.