Informativa per ospiti e visitatori presenti presso la sede
(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR)
Versione aggiornata al 09/07/2025
1. Identità del Titolare del Trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Ufficio Convenienza, marchio commerciale di Guido Greborio srls, con sede legale in Via San Felice 8, 16138 Genova (GE) – Italia.
Email: info@ufficioconvenienza.it
2. Referente privacy (non DPO)
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), poiché non sussistono le condizioni previste dall’art. 37 GDPR.
È designato un referente interno privacy, contattabile all’indirizzo: privacy@ufficioconvenienza.it
Tale figura non riveste il ruolo di DPO.
3. Tipologie di dati trattati
I dati personali trattati vengono forniti direttamente dagli interessati in occasione della loro presenza presso la sede del Titolare, tra cui:
visite programmate o spontanee;
interventi tecnici o attività professionali presso la sede;
appuntamenti commerciali, riunioni, colloqui o incontri di lavoro;
consegna o ritiro di merci, documenti, plichi o materiali.
4.Finalità e base giuridica del trattamento
I dati personali raccolti sono trattati per le seguenti finalità:
Controllo degli accessi e registrazione della presenza presso la sede.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).Gestione delle situazioni di emergenza e sicurezza nei luoghi di lavoro.
Ciò include la possibilità di individuare rapidamente le persone presenti in sede in caso di evacuazione o rischi.
Base giuridica: adempimento di obblighi di legge in materia di sicurezza (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).Utilizzo di immagini o riprese video per finalità di comunicazione, brochure, materiali promozionali o diffusione online (ad esempio durante eventi, presentazioni o attività divulgative svolte presso la sede).
Base giuridica: consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR).
5.Destinatari dei dati
I dati personali non vengono diffusi, ossia non sono comunicati a soggetti indeterminati.
Possono invece essere trattati da:
dipendenti e collaboratori del Titolare, autorizzati al trattamento e formati;
soggetti esterni incaricati della vigilanza, della sicurezza o del controllo degli accessi;
professionisti o società di comunicazione incaricati di realizzare foto, video o materiale promozionale (solo previo consenso per la finalità 3);
soggetti legittimati ad accedere ai dati in virtù di obblighi normativi, regolamentari o richieste dell’Autorità.
Tutti i soggetti esterni che trattano dati per conto del Titolare sono designati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
6.Trasferimento dei dati
Il Titolare non trasferisce i dati personali verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali.
Qualora si rendesse necessario utilizzare servizi cloud forniti da soggetti extra-UE, i fornitori saranno selezionati tra quelli che offrono garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 GDPR.
7.Conservazione dei dati
I dati di registrazione degli accessi saranno conservati per un periodo massimo di 3 mesi dalla data della visita, salvo necessità di difesa in giudizio o gestione di incidenti.
Eventuali immagini o riprese video raccolte durante eventi saranno conservate fino a revoca del consenso, fatto salvo quanto già pubblicato o distribuito.
Se il materiale è stato diffuso (online o su supporto cartaceo) potrebbe non essere tecnicamente possibile ritirarlo completamente, pur cessando ogni ulteriore trattamento da parte del Titolare.
8.Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR, tra cui:
diritto di accesso;
diritto di rettifica;
diritto alla cancellazione;
diritto alla limitazione del trattamento;
diritto di opposizione.
Le richieste vanno inviate al Titolare all’indirizzo info@ufficioconvenienza.it, specificando l’oggetto della richiesta e allegando un documento di identità per consentire la verifica dell’identità del richiedente.
9.Revoca del consenso
Per la finalità n. 3 (utilizzo di immagini e riprese video), l’interessato ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, ai sensi dell’art. 7 GDPR.
La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
10.Rifiuto al conferimento
Il conferimento dei dati necessari al controllo degli accessi e alla sicurezza è facoltativo, ma l’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di accedere alla sede.
Per la finalità n. 3 (immagini e video), il conferimento è facoltativo e il mancato consenso non pregiudica lo svolgimento della visita o la partecipazione all’evento.
11.Processi decisionali automatizzati
Il Titolare non effettua trattamenti basati su processi decisionali automatizzati, inclusa la profilazione.
